MATERI TENTANG MAIL MERGE

1. DEFINISI MAIL MERGE

Mail Merge adalah perangkat lunak (sofware) yang menggambarkan fungsi produksi (angka dan berpotensi besar) beberapa dokumen dari satu template yang bentuk dan terstruktur sumber data.

Diketahui Mail Merge dapat membuat data field pada surat, label dan amplop sehingga dapat terisi secara otomatis berdasarkan dengan record data sumbernya.

Mail Merge kerap disebut dengan Surat massal. Alasan mengapa disebut dengan demikian, sebab Mail Merge merupakan surat yang isinya sama dan dapat dikirimkan ke banyak orang atau dapat dikatakan mengirim ke tujuan yang beragam.

Sebagai salah satu fasilitas atau sofware (perangkat lunak) yang terdapat dalam Microsoft Word ini berperan dan berfungsi untuk menangani masalah surat menyurat.

Misalnya saja untuk pembuatan surat undangan, surat tagihan, surat promosi penjualan dan macam-macam jenis pembuatan dokumen lainnya, yang dapat dikirim ke beberapa penerima atau ke suatu tujuan.

Kelebihan pengguna mail merge ialah dapat memudahkan si pembuat surat atau dokumen sebab hanya dengan membuat 1 jenis surat atau dokumen saja yang dapat dikirim ke beberapa penerima yang berbeda.

Diketahui Mail Merge juga memiliki keunggulan sebab dapat menangani pembuatan empat macam dokumen misalnya Label Surat (Maling label), Surat (Letter), Direktori (Directories) dan Amplop (Envelope).

hal Penting yang ada dalam suatu mail merge yang perlu untuk diperhatikan seperti:

a. Main Document

Main Document atau Dokumen Utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang dibuat. Pada saat diketik atau informasi lain pada dokumen utama, maka akan dijadikan format dasar dari surat yang akan dikirimkan

b. Data Source

Data Source atau Sumber data sebagai data tujuan yang akan di merge kan di dokumen utama. Data Source berasal dari, Microsoft Office Outlook Contact List, Microsoft Office Access Database tables, Microsoft Office Word Tables dan Microsoft Office Excel Worksheets.

2. Fungsi Mail Marge

Adapun fungsi dari Mail Merge antara lain:

• Fungsi dari Mail Marge adalah membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama
• Selain itu dengan adanya Mail Marge dapat mengirim ke penerima yang berbeda secara cepat dan mudah.
• Apalagi jika ada banyak yang ingin dikirimkan, maka sofware ini dapat sangat membantu sebab inilah fungsinya.
• Mail merge juga dapat dipakai untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

3. Kegunaan & Manfaat Mail Merge

Kegunaan dan manfaat ini sangatlah banyak, apalagi anda yang berkerja dalam suatu perusahaan atau instansi dan merupakan sekretaris atau yang mengurus masalah administrasi, seperti surat undangan, informasi dan sertifikat.

Maka Mail Marge adalah salah satu yang dapat membantu untuk meyelesaikan pekerjaan tersebut dengan secepat kilat.

Contohnya saja saat perusahaan atau instansi sedang menggelar suatu acara, seminar, dialog atau pelatihan apapun itu, maka tamu yang diundang sedikit, tentunya kita dapat membuat undangannya satu persatu,

Namun ketika terdapat tamu undangan yang ingin diundang itu memiliki jumlahnya sampai mencapai ribuan orang. Maka tentunya jika tidak menggunakan Mail Merge akan kewalahan sampai lembur tak gajian.

Sehingga dalam menyelesaikan hal itu, maka Aplikasi Mail Marge adalah solusinya. Sebab dengan Mail Merge hanya dengan membuat satu dokumen utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan.

Inilah peran utama dari mail merge. Selain digunakan untuk membuat undangan atau sertifikat. Mail merge juga dapat dipakai untuk membuat:

• Surat Pemberitahuan
• Surat Undangan Rapat
• Surat Penawaran Barang
• Sertifikat
• Membuat Surat Bisnis
• Proposal
• Surat Keterangan Dalam Bidang Pendidikan dan lain-lain

4. Tahapan dalam membuat Bingkai

Cara Membuat Bingkai atau Frame di Microsoft WordBingkai atau frame diperlukan untuk menghias beberapa jenis dokumen, misalnya undangan, brosur, cover makalah atau poster. Cara membuat bingkai di Word bisa dilakukan dengan beberapa alternatif, dan kali ini kita akan membahas cara yang paling mudah.

Step Membuat Bingkai di Word

• Awali dengan membuka dokumen yang hendak diberikan bingkai.
• Kemudian klik menu Design — Page Borders.

• Selanjutnya akan muncul jendela popup seperti ini, perhatikan di kotak bagian kiri ada piliha Box, Shadow, 3-D dan Custom. Ini adalah pilihan format bingkai yang nanti dipakai, pilih salah satu misalnya Box.
• Kemudian di bagian kanan ada pilih Art yang berisikan berbagai bentuk benda, objek, siluet dan lain sebagainya. Pilihan art bisa digunakan jika Anda ingin memiliki border yang lebih artistik, sehingga pilihan-pilihan lain seperti style, color dan width bisa diabaikan.

• Sebaliknya, jika Anda tidak ingin menggunakan bingkai berbentuk karakter atau objek, maka Anda bisa menggunakan bingkai garis biasa. Pilih dulu Style, apakah ingin menggunakan bingkai garis lurus, putus-putuhs atau kombinasi.
• Lalu ada pilihan width untuk menentukan ukurannya.

• Karena Anda memilih style dan width, maka selanjutnya tentukan juga warna yang diinginkan.

• Terakhir, klik OK maka hasilnya akan seperti ini.

Langkah-Langkah Membuat Mail Merge di Word

1. Membuat File Sumber Data

Pada tahapan pertama, kamu perlu membuat file sumber data. Dibuat di Microsoft Excel yang sudah didesain khusus untuk membuat data secara manual. Adapun data ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Jika hendak mengirimkan surat ke banyak alamat.

Maka file data umumnya berisi data penerima tersebut. Mencakup nama penerima surat, alamat penerima, nomor telepon, dan data lain yang sekiranya diperlukan. Sehingga silahkan mulai dengan membuat file data ini di Excel. Berikut contoh data tersebut:

2. Membuat Naskah Utama

Tahapan berikutnya adalah membuat naskah utama, naskah utama ini dibuat di Microsoft Word. Isinya tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Jika fitur mail merge ditujukan untuk membuat surat. Maka pada naskah utama berisi badan surat tersebut, bisa juga desain amplop untuk membungkus surat.

Selain untuk surat, mail merge juga bisa untuk keperluan lain. Misalnya untuk menyusun biodata siswa melalui Microsoft Word maupun untuk keperluan lainnya. Intinya, jika ingin praktis memasukan detail data diri, alamat, dan sebagainya. Maka fitur mail merge bisa digunakan. Berikut contoh naskah utama untuk surat.

Jadi, untuk file naskah utama pastikan menyediakan ruang kosong. Pada contoh di atas, ruang kosong berada setelah kata nama, alamat, dan nomor telepon. Ruang kosong ini nantinya akan diisi dengan data dari file sumber data utama ketika fitur mail merge diterapkan.

3.Menghubungkan Naskah Utama dengan Sumber Data

Setelah file sumber data dan file naskah utama sudah siap, maka tahap selanjutnya dalam cara membuat mail merge di Word adalah menghubungkan keduanya. Pada tahap inti ini akan terdiri dari beberapa langkah, ikuti langkah berikutnya.

4. Buka fila naskah utama di Microsoft Word

kemudian cari menu Mailings yang berada di sebelah menu References. Kemudian pilih sub menu Start Mail Merge. Lalu, pilih menu berikutnya sesuai kebutuhan.

Jika ingin mencetak amplop pembungkus surat berisi nama dan alamat penerima maka bisa memilih menu Envelopes, jika ingin membuat surat bisa memilih Letters dan seterusnya. Berhubung pada contoh akan dibuat badan surat, maka dipilih Letters.

5. Pilih menu Use Existing List

Tahap selanjutnya, masih di menu Mailings kini beralih ke sub menu Select Recipient. Setelah itu pilih menu Use Existing List, kemudian kamu bisa mencari file sumber data utama yang tadi dibuat di Excel. Detailnya sendiri ada pada gambar di bawah ini.

Setelah memilih file sumber data utama dari Excel yang sudah dibuat, maka pada naskah utama di Microsoft Word statusnya sudah terhubung dengan file sumber data tadi.

6.Pilih sheet data yang Sesuai

Pilih sheet yang sesuai, sebab setelah memilih file sumber data nantinya akan muncul kotak dialog Select Table. Sesuaikan sheet yang dipilih dengan data yang ada. Contohnya adalah sebagai berikut:

Berhubung sumber data utama yang dibuat ada di sheet pertama, maka tinggal klik tombol OK. Sebab pada sheet 1 sudah ada tanda bold berwarna biru seperti pada gambar di atas.

7.Mengatur Tata Letak

Setelah terhubung dengan sumber data utama, maka tahap selanjutnya adalah mengatur agar tata letak antara data di sumber data utama sesuai dengan tata letak di file naskah utama.

Misalnya, untuk kolom Nama, maka dihubungkan dengan data berisi nama di file sumber data utama. Letakan dulu kursor di sebelah kata Nama di file naskah utama. Sesuai dengan yang ada pada gambar di atas.

8. Insert Merge Field

Setelah kursor diletakan di sebelah kata Nama, maka pilih sub menu Insert Merge Field dan kemudian tinggal klik opsi Nama yang ada di bagian bawahnya. Detailnya seperti di gambar berikut:

9. Atur data Merge Field

Lakukan hal serupa untuk kata alamat dan nomor telepon. Jika sudah dilakukan semuanya, maka tampilan di file naskah utama akan seperti gambar di bawah ini:

Sehingga tampak ada keterangan <<Nama_>> dan seterusnya.

10. Melihat Hasil (Preview Result)

Tahap berikutnya adalah melihat hasil, tinggal masuk ke sub menu Preview Result yang masih ada di menu Mailings.

11. Pastikan Data Benar

Saat diklik menu Preview Result maka di file naskah utama seketika keterangan <<Nama_>> dan seterusnya akan otomatis terisi data sesuai dengan urutan data dari file sumber data.

Untuk melihat data lain, maka tinggal klik tombol Next Record maupun Previous Record jika ingin melihat hasil data sebelumnya. Detailnya seperti pada gambar berikut:

12. Menyimpan dan Mencetak

1. Tahap akhir cara membuat mail merge di Word adalah penyimpanan dokumen kerja. Penyimpanan dilakukan di Microsoft Word, dengan cara memilih sub menu Finish & Merge yang ada di menu Mailings. Saat di klik maka akan muncul tiga pilihan, yaitu:
2. Edit Individual Document, digunakan untuk menyimpan file hasil kerja dalam dokumen baru. Sehingga hasil penyimpanan akan berisi Microsoft Word baru dengan data sesuai sumber data utama. Jadi, jika di sumber data utama ada 10 data maka akan muncul 10 file naskah utama berisi masing-masing data.
   Print Document, digunakan untuk mencetak dokumen mail merge secara langsung tanpa perlu disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Microsoft Word, sehingga perlu diganti berkala jika ingin mencetak semua data di kertas berbeda.
   Send Email Messages, digunakan untuk mengirimkan file naskah utama.
3. Dari tiga pilihan tersebut, silahkan memilih yang dirasa paling sesuai dengan kebutuhan.

Setelah paham tata cara membuat mail merge di Word melalui penjelasan di atas, mungkin kamu bertanya. Bagaimana jika ada update data? Baik itu pengurangan (menghapus) maupun penambahan data di file sumber data. Sebab data dari file sumber data yang di update tidak otomatis ikut update juga di file naskah utama

Maka Kamu hanya perlu mengupdate data melalui file naskah utama di Microsoft Word. Caranya:

1. Masuk ke menu Mailings dan klik sub menu Edit Data Recipient. Berikutnya gambar penjelasannya.

2. Saat di klik, akan muncul kotak dialog Mail Merge Recipient, lihat ke bawah dan cari menu Data Source. Klik menu tersebut, kemudian klik tombol Refresh yang ada di bawahnya. Detailnya ada pada gambar berikut:

3. Terakhir, klik tombol OK pada kotak dialog Mail Merge Recipient tersebut. Maka secara otomatis data baru dari file sumber data akan masuk ke dalam Data Recipient. Silahkan dilihat dengan klik kembali menu Preview Result.

CONTOH LATIHANYA :

1. Siapkan template terlebih dahulu
2. Buat Daftar Nama dll
3. Tahap akhir setting mail merge. Berikut ini caranya: Klik menu “Mailings” di deretan menu paling atas Klik “Start Mail Merge” Pilih “Step by Step Mail Merge Wizard” Pilih jenis dokumen yang Anda buat, apakah surat, amplop, atau label Setelah memilih dokumen yang dibutuhkan, Klik “Next: Starting Document” Anda dapat memilih dokumen saat ini atau memilih template yang sudah ada Klik “Next: “Select Recipients” Setelah itu, buka dokumen file nama penerima yang ada di Microsoft Excel Pastikan file yang dipilih sudah benar lalu pilih “Next: Write Your Letter” Kemudian pilih “Adress Block/Greeting Line/Electronic Postage” Kemudian klik “OK” Setelah itu klik “Next: Preview Your Letters” Untuk mengedit data Mail Merge, Anda cukup masuk ke menu “Edit Recipient List”