FUNGSI PENGELOLAAN TEXT

Ada beberapa fungsi text antara lain:

1. Trim berfungsi untuk membersikan “white space” atau spasi yang berada di depan atau belakang text yang kepilih. rumusnya adalah =trim(text yang mau dibersihkan spasinya).

CONTOH FUNGSI TRIM PADA EXCEL

Penjelasan Gambar tersebut:

Pada kolom “Kalimat Sebelum”, admin menyiapkan teks yang mempunyai banyak spasi. Itu terlihat dengan menghitung jumlah karakter yang ada pada cell A3 pada Cell F3. Untuk menghitung jumlah karakter pada excel gunakan Fungsi LEN.

Pada Kolom “Kalimat Setelah”, admin memberikan rumus dari Fungsi TRIM Excel seperti ini =TRIM(A3) yang artinya kita akan menghapus spasi dari cell A3 dan menyisakan spasi tunggal. Baik dibelakang, didepan kalimat bahkan diantara kata sekalipun jika spasi yang diberikan berlebihan.

Untuk membuktikannya kalian bisa melihat jumlah karakter dari dua perbandingan yang admin lakukan pada gambar, dengan menampilkan jumlah karakter masing-msing kolom baik untuk “Kalimat Sebelum” dan unuk kolom “Kalimat Setelah”.

2. Text berfungsi untuk mengubah data numerik(numeric) menjadi teks(string)serta menampilkan dalam format bilangan. data numeric disini termasuk format tanggal dan waktu. rumusnya adalah =text(data numeric)

Fungsi Text Pada Excel Adalah sebuah rumus yang digunakan untuk mengubah / mengkonversi angka (numeric) menjadi teks (string) dengan format yang ditentukan. Akan sangat jelas ketika kalian merubah nilai angka menjadi teks ketika kita mengubah angka menjadi format tanggal dan waktu.

Supaya kalian lebih memahami teori yang admin sampaikan diatas, detailnya kita akan perjalas lagi mulai dari cara menggunakan Fungsi Text pada excel yang akan admin sajikan dibawah ini.

CARA MENGGUNAKAN FUNGSI TEXT PADA EXCEL

Menggunakan Fungsi Text Pada Excel tentunya menggunakan sebuah sintaks seperti fungsi-fungsi yang ada pada excel secara umum. Adapun sintaks yang digunakan adalah seperti dibawah ini.

Sintaks Fungsi Text

=TEXT(value;format_text)

Keterangan Sintaks:

• Value merupakan argument berupa angka, baik angka yang di ketik secara langsung pada rumus ataupun berdasarkan referensi cell / alamat cell.
• Format_text merupakan kode format yang menunjukkan bagaimana angka akan ditampilkan dalam format teks excel.

Dibawah ini admin telah menyiapkan berbagai macam contoh penggunaan fungsi text berdasarkan kode Format yang digunakan. Terdapat tiga Kode Format pada fungsi text yang akan kita bahas pada kesempatan yang baik ini, yaitu:

• Kode Format Penempatan Bilangan Angka
• Kode Format Tanggal
• Kode Format Waktu

KODE FORMAT PENEMPATAN BILANGAN ANGKA / NUMBER

Berikut ini beberapa kode Format untuk menempatkan bilangan berupa angka;

Kode

Keterangan Penggunaan

“0” / Nol

Digunakan untuk menampilkan digit angka 0 tambahan jika pada posisi yang kita tentukan tidak terdapat bilangan angka.

“#” / Pagar

Digunakan untuk menampilkan sejumlah digit angka tanpa angka 0 tambahan jika memang tidak diperlukan.

“?” / Tanda Tanya

Digunakan untuk menampilkan spasi kosong sehingga koma sebagai tanda pemisah akan terlihat lurus.

“,” / Koma

Digunakan untuk menunjukkan posisi decimal, ini berlaku jika pada komputer kalian menggunakan setting regional Indonesia. Sedangkan untuk setting regional English, tanda koma “,” menunjukkan pemisah ribuan.

“.“ / Titik

Digunakan untuk menunjukkan pemisah ribuan, berlaku jika menggunakan setting regional Indonesia. Sedangkan untuk setting regional English menunjukkan posisi angka decimal.

Contoh:

3. Value berfungsi untuk mengubah data numeric menjadi data text. rumusnya adalah = value(data numeric)

Rumus VALUE ini dapat digunakan untuk mengubah sebuah string teks menjadi angka.

Pada dasarnya hampir setiap string memiliki sebuah value yang bisa diubah menjadi angka.

Selain dpat digunakan untuk mengubah dan menampilkan sebuah string dalam bentuk angka rumus Excel VALUE ini juga dapat digunakan untuk mengubah format pada hasil pengambilan angka dari rumus Excel yang lain.

Format string teks yang dapat diubah menjadi angka dengan rumus Excel VALUE adalah angka, jam dan tanggal.

Sedangkan untuk format teks justru akan menampilkan error #VALUE jika diubah dengan menggunakan rumus Excel VALUE.

Cara Menggunakan Rumus VALUE Dalam Excel

Secara umum untuk angka yang dimasukan kedalam Excel tidak perlu menggunakan rumus VALUE karena secara default Excel akan memberikan format tersebut kedalam angka yang kita masukan.

Hal pertama yang harus kita ketahui sebelum menggunakan rumus Excel VALUE adalah mengetahui syntax serta argumen didalam rumus ini.

Adapun syntax dari rumus Excel VALUE adalah sebagai berikut :

=VALUE(text)

• text : alamat cell yang akan diubah formatnya

Seperti yang terlihat dalam syntax diatas bahwa menurut saya rumus VALUE ini termasuk kedalam kelompok rumus yang tidak sulit dalam penggunaanya karena hanya terdiri dari satu argumen saja.

Contoh Menggunakan Rumus VALUE

Selanjutnya kita akan melihat contoh penggunaan dari rumus Excel VALUE ini langsung dalam Excel.

Silahkan perhatikan gambar beriktu ini :

Dalam gambar tersebut diatas terlihat bahwa untuk format angka, tanggal dan waktu bisa diubah menjadi format angka.

Sedangkan untuk string teks tidak bisa diubah dengan rumus Excel VALUE dan justru menampilkan pesan error #VALUE!.

Khusus untuk format Time sebenarnya dalam kelompok Fungsi Tanggal dan Waktu terdapat satu rumus yang bisa mengubah format time ini menjadi Value. Rumus tersebut adalah TIMEVALUE dan memang terdapat sedikit perbedan dalam menggunakannya meskipun hasilnya akan tetap sama dengan rumus VALUE ini.

Mengubah Format Angka Dari Hasil Rumus Excel Lainnya

Jika kita menggunakan rumus yang lain kemdudian hasil dari pengambilan rumus tersebut berbentuk angka dan sekanjutnya angka tersebut akan digunakan dalam rumus lain misalnya IF atau VLOOKUP maka angka tersebut terlabih dahulu harus diubah dengan rumus Excel VALUE.

Supaya tidak bingung silahkan perhatikan gambar berikut ini :

4. Substitute berfungsi untuk mencari dan mengubah text tertentu dari text yang kita pilih. rumusnya adalah = substitute(“text yang kita pilih”, “text yang mau kita ubah”,”text baru”)

Fungsi SUBSTITUTE adalah salah satu rumus teks pada Microsoft Office Excel yang digunakan untuk mengganti teks baru terhadap teks lama dalam string teks.

Penggunaan Fungsi Substitute di Excel

Fungsi substitute pada Microsoft Excel berguna untuk mengganti teks yang lama dengan sebuah teks yang baru. Fungsi ini dipergunakan untuk anda yang ingin menggantikan teks tertentu saja sementara untuk penggantian segala jenis teks dipergunakan fungsi REPLACE

Sintaks untuk fungsi Substitute adalah:

SUBSTITUTE(teks, teks_lama, teks_baru, instance number)

Penjelasan untuk sintaks ini adalah:
• Teks, mengacu pada rangkaian teks atau alamat sel dari teks yang akan diganti dengan teks yang baru
• Teks_lama, mengacu pada rangkaian teks atau kata ataupun huruf yang akan diganti

• Teks_baru, mengacu pada rangkaian teks atau kata ataupun huruf yang akan dipergunakan sebagai teks pengganti
• Instance number, mengacu pada kata keberapa sebuah teks yang ingin diganti. Jika hal ini tidak ditentukan, maka setiap kali teks lama muncul maka akan digantikan dengan teks baru.

Beberapa contoh untuk penggunaan fungsi Substitute adalah:
Contoh data yang ada dan bisa menggunkan rumus substitute pada Microsoft Excel adalah:

Penggunaan fungsi Substitute yang bisa dilakukan misalnya:
=SUBSTITUTE(A2, Film, Sinetron), yang akan mengganti kata film dengan sinetron sehingga menjadi Judul Sinetron

=SUBSTITUTE(A3, Penjualan, Pemasukan), yang akan mengganti kata penjualan dengan pemasukan sehingga menjadi Data Pemasukan

=SUBSTITUTE(A4, 1, 2, 3), yang akan mengganti angka 1 pada kata ketiga pada data di sel A4 dengan angka 2 sehingga menjadi Bulan 1, 2002.

5. Concatenate berfungsi untuk menggabungkan teks(string) atau angka. sebagai contoh: untuk menggabungkan data tanggal lahir dan tempat lahir. Rumusnya adalah =concatenate(“text satu”,”text dua”,”text tiga,”text dst”)

Untuk keperluan menggabungkan cell seperti gambar di atas, silahkan kunjungi Panduan Merge and Center. Selain untuk keperluan tersebut, Anda bisa mengikuti Panduan ini.

Sama seperti Rumus Excel lainnya, Fungsi CONCATENATE juga memiliki aturan penulisan yang wajib Anda pahami. Aturan ini sudah menjadi Syarat mutlak agar Excel tidak memberikan pesan error. Berikut aturan penulisan Rumus CONCATENATE:

Tulis Rumus / Fungsi CONCATENATE:
=CONCATENATE(text1,[text2], …)

Terdapat 3 argument Fungsi CONCATENATE yang memiliki arti sebagai berikut:

1. text1 (Wajib). data pertama yang akan digabungkan, bisa berupa sebuah cell / range / data yang di ketik secara manual / hasil sebuah Rumus Excel.
2. [text2] (Wajib), data kedua yang akan digabungkan serta juga bisa berupa sebuah cell / range / data yang di ketik secara manual / hasil sebuah Rumus Excel.
3. (Optional). Isi argument ini jika Anda memiliki data lain yang akan digabungkan. Maksud argument ketiga ini sama dengan dan seterusnya. Artinya, Anda bisa menambahkan argument [text3], [text4], [text5], dan seterusnya.

Jika Anda perhatikan, struktur argument pada Fungsi CONCATENATE sama dengan fungsi SUM, AVERAGE, dan kawan-kawan. Setiap argument (cell / range / hasil rumus dll) bisa berada dalam sheet yang sama maupun berbeda.

Untuk menggunakan Rumus CONCATENATE Excel, Saya menggunakan contoh data yang tampak seperti gambar berikut:

Kolom A berisi data Nama Depan, sedangkan kolom B berisi data Nama Belakang. Kemudian Saya ingin menggabungkan kedua data tersebut dan hasilnya akan Saya tampilkan pada Kolom C.

Untuk tujuan tersebut, silahkan ikuti tahap-tahap menggunakan Rumus CONCATENATE berikut:

1. Pertama, ketik Rumus CONCATENATE berikut: =CONCATENATE( pada Cell C2
2. Kedua, klik cell A2 sebagai argument text1 sehingga rumus menjadi =CONCATENATE(A2
3. Ketiga, ketik operator pemisah rumus ( , atau ; )
4. Keempat, isi argument [text2], dalam contoh ini adalah Cell B2, maka klik Cell B2 sehingga rumus menjadi =CONCATENATE(A2,B2
5. Terakhir, ketik tanda tutup kurung ) dan tekan Enter. Berikut hasilnya:

Note: Contoh ini hanya menunjukkan bagaimana cara menggunakan Rumus CONCATENATE serta cara kerjanya. Untuk contoh spesifik, bisa Anda pelajari dari contoh-contoh berikutnya.=CONCATENATE(A2,B2)

Artinya:
Gabungkan data dari Cell A2 dan Cell B2memberikan hasil yang sama yaitu Total 124 Unit.

Perbedaannya hanya pada argument yang digunakan. Cell C13 menggunakan Cell C8 sebagai reference yang mana cell tersebut merupakan hasil fungsi SUM.

Sedangkan Cell C14 menggunakan Fungsi SUM ke dalam argument yang mana Fungsi ini sama dengan fungsi pada Cell C8.

Plus ada tambahan sedikit tentang makna Ampersand (&) tersebut:

Tulis Rumus Ampersand (&):
=“Total “&SUM(C2:C7)&” “&B1

Artinya:
Gabungkan Total dan hasil dari SUM(C2:C7) dan spasi dan isi pada Cell B1

Keterangan Tentang Text Function Excel

1. Text Functions: Cara menggabungkan kata pada 2 atau lebih cell, mengambil kata tertentu pada cell, replace kata tertentu tanpa mengubah kata aslinya.
2. Separate Strings: Cara memisahkan kata pada cell tanpa mengubah nilai aslinya.
3. Count Words: Cara menghitung jumlah karakter, menghapus spasi yang berlebihan, dll (lengkap)
4. Text to Columns: Cara memisahkan konten dalam 1 cell menjadi kolom terpisah. Biasanya terjadi pada file csv yang di download dan sering dianggap berantakan.
5. Find Function: Cara menggunakan Fungsi Find untuk menemukan karakter tertentu didalam file Excel Anda.
6. SEARCH: Cara menggunakan Fungsi Search di Excel untuk mencari posisi karakter pada cell tertentu.
7. Change Case: Cara otomatis mengubah kata menjadi huruf kapital.
8. Remove Spaces: Cara menghapus spasi atau spasi berlebihan pada Cell. Tersedia juga cara menghapus karakter khusus pada cell.
9. Compare Text: Cara membandingkan 2 cell dengan isi yang sama. Contoh ini menggunakan metode pembanding peka huruf besar & kecil dan tidak.
10. Subtitute VS Replace: Cara menggunakan Fungsi Subtitute dan Replace (lengkap) untuk mengganti kata / karakter tertentu pada cell.
11. Text: Cara menggunakan Fungsi Text untuk menggabungkan angka dan huruf kedalam 1 cell.
12. CONCATENATE: (Anda Disini)
13. Substring: Menggabungkan fungsi MID, LEFT, RIGHT, FIND, LEN, SUBTITUTE, REPT, TRIM dan MAX untuk mengekstrak karakter tertentu pada cell. Contoh, mengambil angka pada kalimat yang berbeda.

6. UPPER, LOWWER, PROPER berfungsi untuk:

a. UPPER untuk mengubah karakter mejadi huruf kapital semua. rumusnya adalah =upper(text)

b. LOWWER untuk mengubah karakter menjadi huruf kecil semua. rumusnya adalah=lower(text)

C. PROPER untuk mengubah karakter menjadi huruf kapital pada awal kalimat. rumusnya adalah =proper(text)

7. LEN digunakan untuk menghitung jumlah karakter dari data yang dipilih. rumusnya adalah =len(data karakter)

Fungsi Len adalah fungsi perhitungan sederhana yang menghitung semua karakter dalam string teks tertentu, termasuk angka, huruf, karakter khusus, dan spasi. Nama fungsi (LEN) adalah steno panjang, karena output fungsi menyediakan panjang total string teks sebagai angka.

Cara menggunakan fungsi Len di Microsoft Excel

Tidak seperti Fungsi Excel lainnya , fungsi Len sangat mudah digunakan. Ini hanya berisi satu argumen — string teks yang ingin Anda hitung. Anda dapat menempatkan ini dalam rumus secara langsung, atau Anda dapat merujuk ke sel yang berisi string teks.

Misalnya, rumus berikut menghitung panjang string teks yang terkandung dalam sel A1. Jika Anda ingin menggunakan rumus ini sendiri, ganti referensi sel dengan Anda sendiri.

= LEN (A1)